Sayıştay kamu kurumlarının 2021 yılı denetim raporlarını açıkladı. Sayıştay denetim raporuna göre 2021 yılında KOÜ kayıtlarına göre hurda diye ayrılan kimi ürünlerin kullanılabilir parçalarının ayrılmadığını yahut eksik ayrıldığı tespit edildi. Hurdaya ayrılan taşınırlarla ilgili hangi yöneticinin sorumlu olduğunun da belli olmadığını belirten Sayıştay denetçileri konuyla ilgili çok geniş bir rapor yayınladı.

HESAP VERME SORUMLULUĞU

“Hurdaya Ayrılan Dayanıklı Taşınırların Parçalarının Değerlendirilmesinde Yetersizlikler Bulunması” başlığı altında detaylandırılan bu tespitle ilgili şu ifadeler kullanıldı: “Kurumun taşınır işlemlerinin incelenmesi sonucunda, hurdaya ayrılan ve dayanıklı taşınır niteliğinde olan bazı cihazların yeniden kullanılması mümkün olan parçalarının tespit edilip ayrılması için yapılan işlemlerin yetersiz olduğu görülmüştür. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun !Tanımlar! başlıklı 3’üncü maddesinin (g) bendinde kamuya ait taşınırlar kamu kaynakları arasında sayılmıştır. Aynı Kanunun “Hesap verme sorumluluğu” başlıklı 8’inci maddesinde, her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu oldukları belirtilmiştir.

HURDAYA AYRILAN TAŞINIRLAR

Aynı Yönetmeliğin !Hurdaya ayırma nedeniyle çıkış! başlıklı 28’inci maddesinde hurdaya ayırma işleminin nasıl yürütüleceği belirlenmiştir. Buna göre, ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği ilgililer veya özel mevzuatı çerçevesinde oluşturulan komisyon tarafından bildirilen taşınırlar, biri işin uzmanı olmak kaydıyla harcama yetkilisinin belirleyeceği en az üç kişiden oluşan komisyon tarafından değerlendirilir. Komisyonca yapılan değerlendirme sonucunda hurdaya ayrılması uygun görülmeyen taşınırlar hakkındaki gerekçeli karar harcama yetkilisine bildirilir, hurdaya ayrılmasına karar verilen taşınırlar da harcama yetkilisinin onayı ile kayıtlardan çıkarılır. Bilgisayar, kamera, projeksiyon cihazı ve benzeri teknik cihazların, anakart, bellek, harddisk, lens, lamba gibi maddi değeri yüksek olan veya yüksek maddi değer taşımamakla birlikte, cihazın çalışabilir durumda kalması için kritik önem taşıyan bazı parçaları, kolayca sökülüp takılabilir nitelikte üretilmektedir. Bu tür parçaların, benzer özellikleri taşıyan ve henüz hurdaya ayrılmamış başka cihazlarda yedek parça olarak kullanılması ve bu cihazların ekonomik ömrünü uzatması veya daha yüksek ekonomik bedelle elden çıkarılması mümkün bulunmaktadır.

İŞLEMCİ, BELLEK, HARDDİSK GİBİ ÜRÜNLER

Özellikle bilişim alanında kullanılan cihazların, anakart, işlemci, bellek, harddisk, güç ünitesi gibi parçalarının yeniden değerlendirilmesi, bu tür yüzlerce cihazı bulunan üniversitelerde birçok cihazın daha uzun süre kullanımda tutulmasını, dolayısıyla önemli ölçüde tasarruf edilmesini sağlayacaktır. Parçaları yeniden kullanılabilir nitelikte olan, ancak az sayıda bulunan diğer dayanıklı taşınırların lens, lamba gibi çalışan parçalarının da ayrılmak suretiyle hurda satım sürecinde daha yüksek ekonomik değere elden çıkarılması mümkündür. Taşınır yönetmeliğinde hurdaya ayırma işlemi için oluşturulan komisyonun ilgili cihazları değerlendireceği ve hurdaya ayrılmasının uygun olup olmayacağını belirleyeceği ifade edilmiş, ancak bu sürecin detayları belirtilmemiştir. Mevzuatın bir bütün olarak değerlendirmesi sonucunda bu tür, değiştirilebilen kritik veya değerli parçalar içeren dayanıklı taşınırların elden çıkarma işlemlerinin kanunun öngördüğü etkili kullanım ilkesine uygun şekilde yapılabilmesi için söz konusu parçalarının ayrı ayrı değerlendirilmesinin gerekli olduğu açıktır.

PARÇANIN ELDEN ÇIKARMA BEDELİ

Bu şekilde değerlendirilme yapılmadan, ilgili parçaların kullanılmasına imkân kalmadığının veya kullanılmasında yarar görülmediğinin, yani hurda tanımına uyup uymadığının tespiti mümkün olmayacaktır. Böyle bir değerlendirmenin yapılmaması, ancak dayanıklı taşınırın herhangi bir ekonomik değer taşımayacak kadar eski olması durumunda mazur görülebilecektir. Dayanıklı taşınırın teknolojik yönden kurumda kullanılan diğer cihazlarla uyumlu olmaması durumunda dahi kritik ve değerli parçalarının en ekonomik şekilde elden çıkarılabilmesi için bu parçalar üzerinde ayrı ayrı tespit yapılması gereklidir. Çalışır durumdaki bir parça ile hurda niteliğindeki parçanın elden çıkarma bedelinin farklı olacağı açıktır. Söz konusu ilkelerin uygulanmaması durumunda doğacak zararlardan, 5018 sayılı Kanunun 48’inci maddesi çerçevesinde, malların yönetimi veya kullanılması hususunda yetki verilenlerin sorumlu olacağı tabiidir. Ancak geçmişe dönük olarak hurdaya ayırma işlemleri ile ilgili sorumluluk tevcihi mümkün bulunmamaktadır. Kurumda yapılan inceleme sonucunda, hurdaya ayrılan dayanıklı taşınırların parçalarının değerlendirilmesi ile ilgili çalışmanın sadece Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yürütüldüğü görülmüştür. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından hazırlanan teknik raporlarda çalışamaz hale gelen ve hurdaya ayrılan cihazların çalışabilir durumdaki parçalarının sökülüp sökülmediği belirtilmekte, bu cihazlar birim bünyesinde listelenmektedir. Ancak bu uygulamanın, kurumsal iç düzenlemelerle ve iş süreçleriyle zorunlu hale getirilmediği, resmiyete dökülmediği ve kurum bünyesinde dayanıklı taşınır kullanan başka birimlerde uygulanmadığı görülmüştür.

ONARIM VE KULLANIMDAN ÇIKARMA

Kamu İdaresi tarafından gönderilen cevapta, ekonomik ömrünü tamamlamış bilişim cihazlarındaki çevre birimlerinin Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından söküldüğü, bu parçaların arızalı diğer cihazlarda kullanıldığı, bu işlemlerin ilgili Teknik Raporlarda yer aldığı belirtilmiş, ancak hurdaya ayırma işlemlerinin Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından değil, diğer birimler tarafından yapıldığı ifade edilmiştir. Bulguda tenkit edilen husus, hurdaya ayrılan ve dayanıklı taşınır niteliğinde olan cihazların yeniden kullanılması mümkün olan parçalarının tespit edilip ayrılması için yapılan işlemlerin yetersiz olmasıdır. Bu nitelikteki işlemler, bilişim sistemleri ile ilgili cihazlarla birlikte üniversite bünyesinde kullanılan çok sayıda başka cihazı ilgilendirmekte olup sadece Bilgi İşlem Daire Başkanlığı kapsamında değerlendirilmesi doğru değildir. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yapılmakta olan işlemler zaten bulguda konu edilmiş ve eksikleri belirtilmiştir. İlgili daire tarafından yapılan, kullanılabilir çevre birimlerinin sökülmesi işlemi, !BT Varlıkları Onarım ve Kullanımdan Çıkartma Prosedürü! ile tanzim edilmiştir. Bu belgede bahse konu işleme ilişkin olarak şu düzenlemeye yer verilmiştir: ‘Onarımı ekonomik olmayan ya da arızalı parçası temin edilemeyen cihazlardaki sağlam ve kullanılabilir olan parçalar Daire Başkanlığınca alınarak, hazırlanacak Teknik Rapor ekinde ilgili birime bildirilir.’ İlgili prosedürde yer verilen söz konusu ifade, bulguda konu edilen eksikleri telafi edici nitelikte olmaktan uzaktır. Öncelikle ilgili prosedür, hurdaya ayırma işleminde bu parçaların tespit edilmesini ve kaydedilmesini kurumsal çapta zorunlu hale getirmemekte, bunu iş süreçlerine bağlamamakta -dolayısıyla resmiye dökmemekte- ve esasen hurdaya ayırma işlemini yapan birimleri bağlamamaktadır. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından hazırlanan örnek teknik raporların incelenmesi sonucunda, alındığı belirtilen parçaların mahiyetinin bazı teknik raporlarda açıkça belirtilmediği ve söz konusu parçaların ilgili daire başkanlığı bünyesinde tutulan envanter listelerinde gösterilmediği görülmüştür. Bu parçalar kuruma ait taşınırların takip edildiği sisteme geri kazandırılmamaktadır, dolayısıyla takibi ancak gayri resmi yöntemlerle ilgili daire başkanlığı tarafından yapılabilmektedir.

ÇALIŞABİLİR DURUMDAKİ PARÇALAR

Kurumsal çapta resmi prosedür bulunmamasına rağmen Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’nın kendi yetkisi kapsamında ilgili parçaların yönetimi için inisiyatif kullanması ve birimi bağlayıcı iç düzenleme yapması takdire şayandır. Ancak söz konusu düzenlemenin kurum iş süreçleriyle entegre edilmemesi ve kurum çapında yaygın olarak uygulanmaması sebebiyle sürekliliği ve yeterliliği risk altında bulunmaktadır. Kamu kaynaklarından olan dayanıklı taşınırların elden çıkarma işlemlerinin kanunun öngördüğü verimlilik ve tutumluluk ilkelerine göre yürütülebilmesi için; • Hurdaya ayırma işlemi için oluşturulan komisyonun, hurdaya ayırma işlemi sırasında, değerli ve kritik bileşenler içiren dayanıklı taşınırların bu parçaları üzerinde ayrı ayrı teknik değerlendirme yapması ve yeniden kullanım veya yedek parça olarak satış imkânını araştırması, • Bu incelemenin sadece bilişim cihazlarında değil, değerli ve kritik bileşenler içeren tüm dayanıklı taşınırlar için yapılması, Çalışabilir durumdaki parçaların ayrılarak taşınır kayıt sistemine kaydedilmesi, bu amaçla tutulan raporlarda parçaların listelenmesi, • Kurumsal iç düzenlemelerin ve süreçlerin buna uygun şekilde düzenlenmesi, gerekmektedir.”